Leo van Ruijven is al jaren bezig met zijn specialisme: systemische benaderingen onderzoeken en (waar mogelijk) toepassen. Het doel: projecten gestroomlijnd(er) laten verlopen en goede resultaten boeken voor alle partijen, door een overkoepelende, integrale aanpak neer te zetten. In zijn werkende leven ziet hij het tegenovergestelde: grote projecten waar de uiteindelijke doelen niet gehaald werden, omdat de aanpak niet doordacht en/of integraal was.
Eerst denken, dan doen
Van Ruijven noemt als voorbeeld de grote IT en infraprojecten bij de overheid. Dit zijn langdurige projecten, die een sterke fragmentatie kennen en waar vele belangen spelen. Bij het nemen van besluiten worden deze onvoldoende afgewogen tegen het beoogde gebruik, waardoor projecten falen of zelfs nooit worden afgemaakt. “Dat is jammer, want het gaat om heel veel (gemeenschaps)geld.”
Zijn visie: de voorbereiding moet (en kan) korter en efficiënter. En voordat je de inhoud induikt, moeten alle betrokken disciplines en belanghebbenden het eens zijn over de doelstellingen. Dat is wat Van Ruijven wil bereiken: “Hoe kunnen we gezamenlijk en efficiënt nadenken over wat we willen bereiken, vóórdat we dingen gaan beginnen? Welke vragen moeten we dan beantwoorden?” Alle neuzen dezelfde kant op dus. En alle vergezichten vanuit dezelfde pen, op hetzelfde papier. Zijn aanpak is als volgt.
De voorbereiding
Pas op voor de valse start, waarschuwt Van Ruijven. Om die te voorkomen, is het belangrijk dat alle betrokken partijen weten wat de wensen, eisen en beperkingen binnen het project zijn. Dit vereist ervaring en kennis van zowel het domein, ontwerpen en samenwerken. En misschien nog wel belangrijker is de taal waarin dat wordt vastgelegd en gecommuniceerd, aldus Van Ruijven: “Want die moet voor iedereen te begrijpen zijn.”
Ook kennis speelt een grote rol. Die moet bij alle partijen op een gelijk niveau zijn. Van Ruijven noemt een spinnenweb als voorbeeld: “Stel: je gaat een spinnenweb bouwen. Dan is het belangrijk om de verschillende aspecten eenduidig te omschrijven. Wat is het doel van een spinnenweb? Wat moet het kunnen? Hoe ziet de oplossing er uit? Hoe wordt het gebruikt en onderhouden?” De truc is om vervolgens niet direct aan de slag te gaan, vervolgt hij: “Bouw niet meteen een web, maar vraag je af: welke soorten spinnendraad zijn er eigenlijk? Welke hebben we precies nodig in welke configuratie om ons doel te bereiken? En is het resultaat duurzaam en onderhoudbaar?”
Van Ruijven ziet nog vaak dat partijen een oplossing uitwerken die aansluit bij hun discipline, zonder de doelstellingen van het project helder te hebben opgeschreven en daar consensus over te hebben bij alle partijen. “Maar daar moet je juist mee beginnen. Hebben we het wel over hetzelfde als het zo op papier staat? Los eerst zoveel mogelijk conflicten op voor je aan de slag gaat.”
Bekijk ook onze infographic over systemisch (samen)werken in onze infographic-databank. Of download de infographic direct.
De transparantie
Bij elk wat groter project, waar meerdere organisaties bij betrokken zijn, heb je te maken met verschillende belanghebbenden binnen die organisaties. En dus ook verschillende visies en doelen. Van Ruijven: “Het is logisch dat iedere organisatie zijn eigen belangen en doelstellingen meeneemt naar de tekentafel.” Zijn advies: wees daar zo transparant mogelijk over. Vertel wat je overall bedrijfsdoelstellingen zijn, waarom die doelstellingen moeten worden behaald, hoe dit project daar aan bijdraagt en wat het budget is. “En wees niet bang om daar écht open over te zijn. Op die manier kun je beter meedenken en -helpen bij het behalen van elkaars doelstellingen.”
In dat proces ontbreekt het nogal eens aan visie en leiderschap. Van Ruijven pleit er dan ook voor dat managers zelf met hun voeten in de klei hebben gestaan, zodat ze (praktijk)kennis van zaken hebben en goede beslissingen kunnen nemen, afgewogen naar de doelstellingen van het project en die van de belanghebbenden
Het eigenaarschap
Een ander struikelblok in samenwerkingen (zowel intern als extern) is eigenaarschap. Wie is feitelijk eigenaar van het project en heeft de verantwoordelijkheid om het (goed) af te ronden? Bij grote projecten met meerdere belanghebbenden is het project van iedereen als het goed gaat, maar van niemand als het slecht gaat.
Van Ruijven: “Dat heeft onder andere te maken met de budgetten, zowel voor investerings- als voor de operationele fase. Die moet je goed afstemmen en dat ook uitspreken. Anders heb je de eerste onenigheden al gauw te pakken. Wat gaat het kosten? Wat is de levensduur van het object? Hierin moeten de life cycle-kosten worden meegenomen om ze continu te kunnen optimaliseren, ook tijdens de ontwikkel- en bouwfase.”
Een uitdaging in de gebouwde omgeving is daarnaast: wie neemt de regisseursrol, wie integreert de disciplines en bewaakt het behalen van de doelstellingen? En wie heeft het mandaat om het geheel aan disciplines bij te sturen indien nodig, op basis van visie en ervaring? In deze sector doen veel spelers mee in een project, en er mist vaak – zo vindt Van Ruijven – leiderschap en visie in grote projecten op het vlak van duurzame integratie en samenwerking. “Een organisatie als Croonwolter&dros zou dit goed kunnen en ook de systeemintegratie-rol willen oppakken, omdat het juist die expertises in huis heeft.”
De besluitvorming
Volgens Van Ruijven is het belangrijk om te voorkomen dat iedereen door een eigen bril kijkt naar een gezamenlijke opgave. Want daardoor kunnen suboptimale besluiten genomen worden. “Als mensen een beslissing nemen op basis van bepaalde informatie, gaan ze er vaak vanuit dat die beslissing goed gewogen is. Maar de vraag is of die informatie wel goed, volledig en actueel is. De kwaliteit van een besluit is immers direct gerelateerd aan de kwaliteit van de informatie die gebruikt is voor het besluit. En is iedereen het over de kwaliteit van die informatie eens?” Zijn tip: maak daar afspraken over. Eén kwaliteitsnorm voor alle aspecten die spelen in een project bestaat er niet en er zijn altijd onzekerheden.
Daarnaast is het belangrijk om na te denken over het beoogde versus het behaalde eindresultaat. Van Ruijven: “Dan komt het aan op visie en reflectie. Hoe gaan we om met de informatie die we hebben gecreëerd en vastgelegd en hoe leren we daarvan?” Volgens Van Ruijven gaat het om bewustzijn: “Dat mensen snappen wat ze moeten doen, hoe en waarom. Daarom is human resource management, competentie- en personeelsbeleid, belangrijker dan ooit.”
Methodisch ontwerpen
De methode die Van Ruijven tijdens zijn promotie onderzoek* ontwikkeld heeft op basis van zijn ervaringen in complexe projecten wordt gesymboliseerd door een tetrahedron (piramide, red.) en kan vergeleken worden met de Plan, Do, Check, Act-benadering. Het is een methode waarlangs je alle vragen legt. Van Ruijven: “Het is geen rekenmodel, maar een logische en gestructureerde denk- en werkwijze gebaseerd op evolutionaire en natuurkundige principes. En het is generiek, je kunt het loslaten op alles. Van het ontwerp van een tunnel tot losse, logistieke problemen.”
Naar zijn idee zou dit model op alle complexe projecten toegepast moeten worden om zo een andere manier van denken en handelen te realiseren die organisatie-overstijgend is. “We moeten een slag maken om de doelen rondom onder meer het klimaat- en de energietransitie te behalen in 2030 en 2050. Deze methodiek helpt daarbij.” Daarvoor moeten we een vergezicht schetsen, maar ook de eerste meters levensecht inkleuren. Dat laatste vergt domein- en technologiekennis en kennis van valide oplossingsrichtingen. Maar ook: hoe krijgen we alles in een keer goed gedefinieerd en organiseren we effectieve communicatie en samenwerking, zodat we weten waar we het over hebben? Van Ruijven: “We hebben haast, dus het moet nu first time right zijn. Systemen moeten integraal in de omgeving passen, we moeten het in één keer goed bouwen, zodat aan het eind écht die CO2-uitstoot verminderd is. Het is zaak dat we nu maximaal effectief gebruik maken van alle kennis en middelen. Dan leveren we echt een bijdrage.”
* Het promotie onderzoek is te vinden in de research repository van de TU Delft.
Lees meer over de bouw:
- Eerste biobased waterleiding van Nederland de grond in
- Biobased bouwen: hoe gaan we van niche naar mainstream?
- Een huis bouwen van kurk, bacteriën of eierschalen? Nemo laat het zien en voelen
Schrijf je in voor onze nieuwsbrief: iedere dag rond 07.00 uur het laatste nieuws
Wil jij iedere ochtend rond 7 uur het laatste nieuws over duurzaamheid ontvangen? Dat kan! Schrijf je hier in voor onze dagelijkse nieuwsbrief.
